我可以使用电子签名签署公司文件吗？电子签名可用于签署大多数公司文件，包括董事会会议记录和股东决议，但遗嘱和财产契约除外。虽然并非强制要求，但使用电子签名平台可以增强真实性并提供审计追踪，因此对于公司交易而言是明智之举。
电子签名已存在多年，并已应用于各种以前需要实体“湿墨”签名的文件。但仅靠电子签名就能处理所有公司文件吗？下文我们将探讨电子签署公司文件的一些合法性和实用性。
关键要点
电子签名对于大多数公司文件具有法律效力，但遗嘱和财产契约除外。
使用电子签名平台可以增强真实性并为法律文件提供审计跟踪。
公司契约需要有实物见证人在场，如果不进行立法改革，电子签名的使用将会变得复杂。
什么是电子签名？
历史上，大多数具有法律约束力的文件都依赖墨迹签名作为接受合同条款、授权交易或订立契约意图的证据。然而，近年来，电子签名在各种商业和消费者交易中越来越受欢迎。
也许最常见的电子签名形式是简单的“点击包装”方法，该方法通常用于接受使用在线服务、安装软件、在线购买商品、提供 cookie 权限等条款和条件。在这种情况下，“签名”只是单击表单中的接受框。
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B2B 协议和正式的私人合同（例如租赁协议）通常会寻求更明确的电子签名形式。要么扫描实体的湿墨签名并将其粘贴到文档中，要么使用电子签名平台（详见下文），该平台可以集成到合同的订立流程中。
更复杂的电子签名涉及使用分布式账本技术（通常称为区块链）和智能合约。尽管这是一个发展中的领域，但英国政府已经在研究区块链在房地产市场协议签署中的潜在用途。
电子签名是如何定义的？
律师协会的一份实践说明解释说，电子签名可以采用多种不同的形式，包括：
“ (a) 在合同或包含合同条款的电子邮件中输入自己姓名的人；
(b) 某人以电子方式将其签名（例如以图像形式）粘贴到电子版（即软拷贝）合同的适当位置（例如在相关方的签名栏旁边）；
(c) 某人通过基于网络的电子签名平台访问合同，点击后，其姓名（以打印或手写字体）将自动插入合同中的适当位置（例如，在相关方的签名栏旁边）；以及
（d）使用手指、光笔或触控笔和触摸屏在合同中的适当位置（例如，在相关方的签名栏旁边）以电子方式书写其姓名的人。 ”
另请参阅法律委员会关于使用电子签名执行文件的法律声明，其中指出法院认为以下内容构成有效签名：
“（a）在电子邮件底部输入的姓名；
(b) 点击网站上的“我接受”复选框；
和
（c）SWIFT 报文的标头。”
因此，即使没有更具体的立法，签名的法律定义也被赋予了相当广泛的含义。
什么是电子签名平台？
电子签名平台本质上是一种在线服务，有助于确保电子签名的真实性和完整性。
他们通常会采取措施验证所有签名人的身份，防止未经授权使用签名，并提供审计跟踪。这些工具通常可以与数字合同和文档集成，实现无缝的在线交易和协议。
通过简单的 Google 搜索即可找到各种各样的电子签名平台公司，但其中一些比较知名的提供商包括DocuSign和Adobe Sign。
关于电子签名的法律是什么？
英国关于电子签名的主要立法是2000 年《电子通信法》第 7 条，该条主要规定电子签名在法律诉讼中可作为证据：
“在任何法律诉讼中……被纳入或逻辑上与特定电子通信或特定电子数据相关的电子签名……对于有关通信或数据的真实性或通信或数据的完整性的任何问题，均可作为证据。 ”
这是基于关于电子签名社区框架的指令 1999/93/EC（称为电子签名指令）。
公司会议和决议——解释
欧盟进一步立法更新了现有法律，即关于内部市场电子交易电子识别和信托服务的第910/2014号（欧盟）条例（简称eIDAS条例）。该条例已通过2016年《电子交易电子识别和信托服务条例》纳入英国法律。
除了在欧盟范围内提供跨境框架外，eIDAS 法规还明确了电子签名，将其分为三类：
电子签名“是指附加到其他电子数据或与其他电子数据在逻辑上相关联，并供签名人签名的电子形式的数据”——这包括扫描签名和勾选框声明（例如，点击包装许可证中使用的声明）。
高级电子签名“是指一种电子签名”， “ （a）与签名人具有唯一联系；（b）能够识别签名人；（c）使用签名人可以在高度信任的情况下在其唯一控制下使用的电子签名创建数据创建；（d）以可检测到任何后续数据更改的方式链接到签名的数据”——这基本上使用加密技术来证明签名人的真实性并避免篡改/滥用。
合格电子签名“是指由合格的电子签名生成设备创建的高级电子签名，该签名基于合格的电子签名证书”——这是三种电子签名中最安全的一种，需要由欧盟成员国认证的“信任服务提供商”颁发的证书进行备份。这是欧盟唯一一种在法律上与湿墨签名等同的签名类型。
我可以以电子方式签署公司文件吗？
如今，绝大多数法律文件（包括公司文件）都可以进行电子签名。但遗嘱和房产契约是例外，它们需要在土地注册处登记。
大多数公司文件都可以电子签名，包括董事会会议记录和股东决议。但对于需要缴纳印花税的文件，例如股票转让表，仍然需要使用墨水签名。
此外，执行公司契约可能需要采取额外步骤来满足见证签名的要求（见下文）。
公司章程或股东协议可能会禁止使用电子签名 - 因此应检查这些文件并在必要时进行更新。
法律委员会关于文件电子执行的报告第 2.65 节指出，需要向公司注册处提交的文件通常可以使用电子签名：“公司注册处……运营一项在线备案服务，允许大多数表格、通知和声明以电子方式签署并送达公司注册处”。
我应该对公司文件使用电子签名平台吗？
公司文件无需使用特定的电子签名软件。然而，许多平台都符合“高级签名”的要求，这意味着它们可以帮助确保电子签名更真实，更不容易被伪造/黑客攻击。
此外，它们通常提供一些审计线索，例如记录用于签署文档的设备的IP地址。因此，如果纠纷最终诉诸法庭，使用电子签名平台可以为电子签名的有效性提供更多证据支持。
公司契约可以电子签署吗？
2006 年《公司法》规定公司契约须由以下人员签署：
两名董事；或
一名董事及公司秘书；或
一名董事，该董事必须在证人面前签署文件，证人须证明该董事的签名。
在 (1) 和 (2) 的情况下，公司高管可以签署文件副本（即，他们可以以电子方式签署同一份文件的版本）。
但在(3)项需要证人的情况下，法律委员会认为，“现行法律规定契约必须‘在证人面前’签署，这要求证人必须亲自到场。即使契约执行人和证人都使用电子签名签署/证明文件，情况也是如此。 ”
公司备案和报告要求
然而，他们的建议之一是：“行业工作组应该考虑针对契约和证言上的电子签名视频见证的实际和技术障碍的潜在解决方案。在行业工作组的工作之后，政府应该考虑进行立法改革，以允许视频见证。 ”
冠状病毒大流行的出现使签名的现场见证问题成为人们关注的焦点，因此，律师协会对其之前的指导进行了更新。
Covid-19更新
律师协会承认，可能需要转向一种不需要亲自到场的签名见证形式：
“律师协会的立场是，见证人亲自在场见证签字人签字，而不是通过电视直播媒体进行见证，仍然是最佳做法。
然而，人们普遍认为，由于新冠疫情导致的公共卫生限制，不可能遵循这种最佳做法，因此有必要修改做法以适应当前情况。 ”
尽管目前尚未批准通过视频会议见证签名，但新的最佳实践方法可能很快就会出现。