我必须保留哪些公司记录和登记册？有限公司必须维护多项法定登记册，包括成员、董事和具有重大控制权的人员登记册，以及发票和银行对账单等会计记录。这些记录必须准确、最新，并可在注册办事处或指定的 SAIL 地址供公众查阅。
图片显示文件柜的一个打开的抽屉，里面有多种不同颜色的文件夹，展示了公司记录的一种存储方式。
有限公司依法需要保存并维护一系列法定登记册和会计记录。作为公司董事，您有责任确保所有这些公司记录和登记册准确、最新，并在注册办公地址或单一备选检查地点（SAIL 地址）供公众查阅。
关键要点
将所有法定登记簿和会计记录保存在您的注册办事处或 SAIL 地址，以供公众查阅。
保留至少六年的会计记录以遵守英国税法并避免受到处罚。
使用专用的商业银行账户来分离个人财务和公司财务，确保更清晰的记录保存。
法定公司记录和登记册
在适用的情况下，您应在指定的检查地址保存以下法定登记册和公司记录：
成员登记册（股东或担保人）
董事登记册
董事惯常居住地址登记册
秘书登记册
具有重大控制权的人员登记册（PSC 登记册）
董事服务合约
抵押和设立抵押的文件登记册（即抵押贷款、担保贷款）
董事会及股东大会会议记录
决定和决议的副本
董事赔偿记录（针对责任索赔或法律费用的担保）
债券持有人记录
公司股份出售记录
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在哪里保存公司记录和法定登记册
除非另行通知，公司注册处将假定您的法定登记册存放在您的注册办公地址。如果您在该地址查阅某些记录不便，您可以将部分或全部记录存放在SAIL 地址。
如果您在 SAIL 地址保存任何法定登记册，则必须通知公司注册处，并且必须确认那里保存了哪些记录。
如果您使用 SAIL 地址，该地址应与您的注册办事处位于同一国家/地区。您在同一时间只能拥有一个 SAIL 地址。如果您将任何记录迁移到英国公司注册处，则必须通知英国公司注册处，并且您需要在提交年度确认声明（以前称为年度申报表）时确认其位置。
法定登记册的查阅
根据法律规定，公司必须每天将法定登记册存放于其注册办事处或SAIL地址，以供公众查阅。任何拟进行检查的日期和时间必须提前通知公司。
如果申请检查的日期与股东大会或股东书面决议的通知期限相符，则至少需要提前2天通知。在所有其他情况下，所需通知期限为10个工作日。
如何保存法定公司登记册
大多数有限公司会将所有法定登记册集中存放在装订成册或活页夹的文件夹中。这样可以确保所有重要的公司文件都集中归档，方便查阅和参考。
您可能更愿意保留法定公司记录的数字副本而不是纸质登记册，或者作为这些重要文件的硬拷贝的备份。
公司会计记录
法律要求有限公司和有限责任合伙企业 (LLP) 保留一定期限的会计记录。这些记录主要与公司的盈利能力相关，您必须在年度账目和纳税申报表中向英国税务海关总署 (HMRC) 报告。为了准确地做到这一点，您必须确切地知道资金流入和流出的数量。追踪这些资金流动的最佳方式是通过发票。
2006年《公司法》规定 ，私人有限公司必须自会计记录制作之日起保存3年。公众有限公司（PLC）必须自成立之日起保存6年。然而，英国税法规定，私人公司必须自相关会计期间结束之日起，保存用于完成纳税申报的任何记录6年。
年度账目和法定账目
同样，公司法要求有限责任合伙企业（LLP）至少保存所有财务和会计记录（包括整个公司和每个LLP成员的记录）3年。然而，税法规定某些记录必须保存6年。一般而言，所有会计和公司记录自制作之日起至少保存6年或许是良好的做法。
您应该保留的会计记录
买卖商品和服务的记录
收入和支出记录
销售书籍
零用现金簿
发票和收据
订单和交货单
合同
收银卷
商业银行账户报表
增值税记录（如果适用）
员工的 PAYE 记录（如果适用）
资产和负债记录
每个财政年度末的库存报表
股息支付记录（如适用）
全面公司秘书服务
如何以及在何处保存会计记录
会计记录可以保存在您的注册办公室、SAIL 地址、会计师事务所或任何其他合适的地点，以便您在需要时查阅。记录可以以原始格式、数字格式或作为软件簿记程序的一部分保存。
会计记录有何用途？
有限公司需要准确的会计记录来完成年度账目、公司纳税申报表、增值税申报表和预扣所得税 (PAYE) 报告。董事也必须保留某些会计记录，以完成自我评估纳税申报表。
LLP 需要准确的会计记录来完成年度账目、合伙企业纳税申报表、LLP 成员的自我评估纳税申报表、增值税申报表和 PAYE 报告。
未能保持充分且准确的会计记录属于刑事犯罪。除非是诚实且可原谅的错误，否则董事和有限责任合伙企业成员可能会被罚款或起诉。
咨询一位信誉良好的会计师来处理您的会计需求是明智之举。这将确保您履行所有义务并符合英国会计准则。
公司税计算器
利润
有效保存记录的重要技巧
保留发票
追踪公司资金流动的最佳方式是通过发票。发票会追踪您的收入，因此在计算您的底线时至关重要。只要您遵循既定的组织结构，就相对容易确保发票得到妥善维护。
秘诀在于采用简洁、有序的归档系统。务必准确标注每张发票的日期和编号，并将其存储在两个单独的文件中——一个用于已付发票，另一个用于未付发票。支付收到的发票时，请记录付款日期和方式，并将其移至相应的文件中。收据的处理方式也大致相同。
美国科勒与艾尔公司 (Kohler & Eyre) 的作家兼会计合伙人马克·科勒 (Mark Kohler ) 也建议每天记商务日记，以便对每条记录进行双重核对。虽然听起来可能有点小题大做，但记商务日记实际上是一种很好的方法，可以交叉核对记录中不可避免的异常或疏忽。只需定期更新和备份 Outlook 或 Gmail 上的日历即可。
我的有限公司会被审计吗？
如有疑问，请联系英国税务海关总署 (HMRC) 寻求建议。毕竟，如果您无法提供某些法定记录，最终可能会被处以 3,000 英镑的罚款。如果您的记录存在不实之处，您的罚款可能会更高。故意隐瞒不实信息，最终可能会让您面临高达因不披露而损失的潜在税收收入 100% 的罚款。
获取公司记录保存应用程序
如今，什么事都有应用程序，包括记录保存。大多数应用程序都可以免费下载，而且有些应用程序比其他应用程序更易于使用。由于技术上无需保留发票或收据的纸质副本，因此您完全有义务实现无纸化办公。
事实上，它甚至可能帮助你减少一些打印和存储成本。使用记录应用程序还能帮助你养成实时记录一切的习惯。这样可以确保万无一失。
为了帮助您入门，以下是目前市场上最用户友好的五种记录应用程序：
Intuit MyBizTracker： MyBizTracker 由 QuickBooks 的开发者专门开发，旨在为小型企业主提供快速、便捷的企业财务状况快照视图。该应用可让您实时记录收入和支出，还能拍摄收据照片，以便您获得每笔交易的多条记录。MyBizTracker 可在所有 Apple 设备上免费下载。
FreeAgent： FreeAgent是一款全新的记录应用程序，拥有与 MyBizTracker 相同的照片功能。然而，FreeAgent 的独特之处在于它能够相当准确地计算出您公司在任何特定时刻的纳税义务。FreeAgent 可在所有 Apple 设备上免费下载。
Sage Record Keeper： Record Keeper为企业主提供全面的日常会计解决方案。该应用由全球最受欢迎的企业资源规划 (ERP) 供应商之一 Sage 出品，拥有众多高级功能。Record Keeper 最吸引人的一点是它能够处理建筑业计划 (CSR) 的减免。Sage Record Keeper 可在所有 Apple 设备上免费下载。
Forbes Receipt Keeper： 如果您是安卓用户，福布斯计算机系统公司在其 Forbes Receipt Keeper 应用中提供了一款出色的会计产品。Forbes Receipt Keeper 拥有许多与其他应用相同的功能；此外，它与云服务 Dropbox 合作，让您可以即时备份所有账户。Forbes Record Keeper 可在所有安卓设备上免费下载。
有限公司逾期申报罚款
值得一提的是，并非所有公司记录保存应用程序都获得了英国税务海关总署 (HMRC) 的批准。由于现金制和简化费用制有着严格的指导方针，因此在投入时间和精力购买记录保存应用程序之前，务必比较不同的记录规范。
为了您的方便，HMRC 整理了一份公司记录保存和所得税应用程序列表。
保持个人财务独立
许多小企业主倾向于将公司银行账户视为个人收入池，但这是走向财务自我毁灭的漫长而曲折道路的第一步。
从您成立新公司的那一刻起，您的业务运营在法律上就成为独立的实体。这意味着您的公司应该拥有自己的商业银行账户，这样您就不会将其收入与您自己的个人财务混淆。这不仅能帮助您避免过度支出个人资金的诱惑，还能防止英国税务海关总署 (HMRC) 指控您避税。
如果您正在组建一家有限公司，那么开设一个商业银行账户也是有意义的，因为开给有限公司的支票通常不能存入个人银行账户。
我们的全包套餐——成立公司的完美方式
话虽如此，利用个人银行账户经营英国企业并不违法。虽然这会使会计处理更加棘手，但英国税务海关总署 (HMRC) 确实提供了一些指导，说明如果您选择这种方式，需要保留哪些类型的记录。
这些记录包括：
银行和房屋互助协会对账单： 您必须保留包含您企业资金的任何账户的每份银行对账单和存折的副本。
个人提款： 如果您没有单独的商业银行账户，则需要详细记录每份银行对账单，列出哪些现金提取与业务相关，哪些与个人相关。
资金来源： 您必须记录带入企业的任何私人资金及其来源，即使它是朋友或亲戚赠送的。
只要您详细记录您的钱在哪里、从哪里来以及如何使用，您就应该能够满足 HMRC 关于基本记录保存的所有基本规则。
第一次就做好
说到底，会计是一门精确的科学。与经营企业的许多方面不同，在记录保存方面，几乎没有多少回旋余地。做每件事都有正确和错误的方法，所以你必须谨慎行事。
只要您了解法律、利用技术工具并将公司账户与个人财务分开，您就没有理由无法轻松满足法定要求。
请记住：如有疑问，请寻求专业建议。毕竟，与其日后支付巨额罚款，不如用一个显而易见的问题去打扰别人。